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2021.6.30

経営計画の生命線! 受注から請求までを体系的に取りまとめる販売管理とは

販売は、企業の目的である利益を上げるために重要かつ最も基本的な基幹業務です。ここで紹介する販売計画には、「受注」「出荷」「在庫管理」「請求」といった一連の業務プロセスがありますが、「販売管理」を効果的に導入することで販売業務の最適化・効率化を図ることができます。ここでは、販売管理の機能について必要性やメリット、一連のフローなどを解説します。

【目次】

  1. 1 販売管理とは?

  2.  
  3. 2 販売管理はなぜ必要?メリットは?

  4.   (1) 情報の見える化

  5.   (2) 収支の明確化

  6.   (3) 業務効率化

  7. 3 販売管理の業務フロー

  8.   販売管理の一般的なフロー図

  9.   販売管理の一般的なフロー解説

  10.  
  11. 4 テクノプロ・IT社のERPのご紹介



    1.   製造業などの欠かせない基本知識をおさらいしましょう

    2.  
  12.  
  13. まとめ:経営資産を見える化し、持続可能な業務を行うために

 

1 販売管理とは?

販売管理の流れ


販売部門は企業にとって最も重要な基幹セクションの一つですが、この販売に関する一連の情報を明らかにして管理することが「販売管理」です。販売管理が取り扱う具体的な情報は、受注の状況、在庫の有無、製品の出荷・納品の状況、そして代金を回収するための請求の状況といったものです。

つまり、どの「製品」を、どの「お客様」に、「いくら」(価格)で、どのくらいの「量」を、いつ出荷した(日付)、代金の「請求」は済んでいるのかといったデータを漏れなくチェックします。


2 販売管理はなぜ必要?メリットは?

販売管理の目的は端的にいえば、「収益性の確保」です。企業の競争が激しくなる中、販売に関する一連の業務フローについて場当たり的な対応をしているようでは、これからの経営はとても維持できません。そのため、しっかりした販売管理によって販売に関する一連の業務プロセスの効率化を図り、顧客のニーズに迅速かつ確実に対応していく必要があります。

販売管理を行うメリットは、販売に関するさまざまな情報や事実を蓄積することが、今後の販売予測に役立つデータとなり、ひいては企業にとって貴重な財産となることです。季節・クライアント・年齢・地域などによってどのような販売実績が上げられているのか、売れ筋製品の予測、これから開発する新製品のコンセプトを明確にするための信頼できる資料としても活用できます。

また、ICT(Information and Communication Technology)活用で販売管理をシステム化すれば、会社企業全体でのリアルタイム情報共有・属人化を避けて標準化でき、より多くのメリットを得ることができるのです。

販売に関する業務は、意外にも泥臭い作業も伴います。取引先によって販売価格や請求日が異なる。あるいは自社の担当者によっても製品の納期に違いが出てくるなどといった属人的な要素に左右されて、必ずしも合理性や公平性が保たれていないケースも少なくありません。

そのような非効率なプロセスを避けるためにも、販売管理にICTを取り入れてシステム化することは、より統一的なルールで安定的に販売管理業務を運用できる契機にもなります。その他、コンプライアンスの確保、業務の効率化に向けた内部統制の観点からも、販売管理システムの導入は有効な手段といえるでしょう。

販売管理システムの主な効用を見ていきましょう。

(1) 情報の見える化

(2) 収支の明確化

(3) 業務効率化

(1)情報の見える化

販売業務は、受注、生産、在庫管理、出荷・納品、請求といった具合に、企業のセクションを横断的に流れていきます。販売管理システムを活用することによって「契約書の内容はどうなっているのか」「請求書の発行は済んでいるのか」などの情報を、経営層はもちろん、各担当者がリアルタイムに共有できるようになります。販売管理を徹底することで、販売に関する一連の流れを一元的にチェックできるため、「どの工程で何を必要としているか」「どのようなトラブルが業務の進行を妨げているのか」といった「情報の見える化」が可能になります。

(2)収支の明確化

製品ごとに「誰に」「いつ」「いくら」で販売されたなどの、売り上げの実態が明らかになります。取引先からの受注に対して迅速に出荷できているか、行き場を失った大量の在庫を抱えていないか、納品した製品やサービスに対して遅延なく請求が行われているかなど、収益に直結する重要な情報を明確にできます。キャッシュフローのしこりを早期に発見できれば、改善された余剰分を他分野へ回すことも可能になります。

(3)業務効率化

企業の運転資金は無尽蔵に湧くいてくるわけではありません。限られた経営資源を効率的に配分して、より大きな利益を得ていく必要があります。販売管理によってそれぞれの業務に必要な「人・モノ・カネ」を把握し、販売業務フローが滞らないように交通整理をすることができます。同時に、顧客にとっても必要としている製品がスムーズに手に入れられるため、迅速な対応はそのまま顧客満足度の向上につながります。効率の良い販売管理は、自社に対する信頼度をアップする大きな要因になるでしょう。


3 販売管理の業務フロー

販売管理のフローは、大きく分けて4つの業務プロセスから構成されます。

販売管理の業務プロセス

それぞれの詳しい解説を、具体的に見ていきましょう。

販売管理の一般的なフロー図

販売管理の一般的なフロー解説

販売管理の一般的なフロー図

販売管理のイメージ

販売管理のイメージ

販売管理の一般的なフロー解説

受注管理

見積もり
製品の価格や数量、納期などといった項目をまとめ顧客への見積書を提出。価格交渉の状況、他社との競合によって、見積書を複数回提出することもあります。

契約
製品の保証、免責事項、納期、支払いといった取引条件を記載した契約書を顧客との同意に基づいて作成。新規顧客の場合は、情報の管理や登録などを行い保管します。

受注業務
注文書の確認・受け付け、受注伝票の発行や注文請書の顧客への送付など。契約時に取り交わした条件と相違ないか、納期・数量などに問題はないかを確認した後、正式に注文を受け付けます。

出荷管理

出荷業務
出荷する際に必要な各種書類を作成、発送の手配。担当者に出荷情報を伝達する出荷指示書を作成し、内容の不一致がないかを確認し納期に合わせ梱包を行います

納品業務
顧客へ納品する際に受領書に確認印をもらって納品完了。営業や配送の担当者がダイレクトに顧客に届ける場合や、配送業者に依頼し届けます。出荷業務と併せて行う場合もあります。

請求管理

請求
契約の内容に従い、支払期日、支払い方法などを記載した請求書を発行。請求は納品のたびに毎回行う場合や、一定の期間の納品やサービスの提供を取りまとめて行う場合もあります。

回収
支払期日までに代金が入金されているか、入金された金額に誤りがないかを企業の通帳と照合しながらチェック。入金が正しい場合は消込作業を行います。入金がない場合や金額に誤りがある場合は顧客に督促することになります。

仕入・在庫管理

在庫管理
毎日発生する製品の入庫・出庫の状況を確認。適切なタイミングで在庫の数量を確認して、受注動向などを踏まえて仕入先への発注を行います。

棚卸し
定期的に在庫の数量をチェックして、帳簿上の数量との擦り合わせ。税務上、損金に計上できるのは実際に販売された製品にかかる費用のみなので、年度末には必ず棚卸しを行う必要があります。


4 テクノプロ・IT社のERPのご紹介

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まとめ

経営資産を見える化し、持続可能な業務を行うために

企業の最も重要な基幹業務「販売」を管理することは、経営計画の生命線といっても過言はありません。さまざまな部署を横断した業務であるため、非効率なプロセスを避けるためにも、ERPのようなシステムを取り入れることが有効な手段ではないでしょうか。

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